Uutiset

Hauta- ja rekisteripalvelut ehdotetaan keskitettäväksi Iisalmeen

22.10.2015 12.00

Ylä-Savon seurakuntayhtymän jäsenseurakuntien hauta- ja rekisteripalvelut ehdotetaan keskitettäväksi. Seurakuntaneuvostot ja yhteinen kirkkoneuvosto käsittelevät asiaa marraskuun aikana. Ehdotuksen mukaan Iisalmeen perustettaisiin 1.3.2016 alkaen seurakuntien yhteinen keskusrekisteri ja hautatoimisto.  
 

Ylä-Savon seurakuntayhtymän jäsenseurakuntien hauta- ja rekisteripalvelut ehdotetaan keskitettäväksi. Keskitettäviä palveluja olisivat mm. hautauksen, kasteen ja vihkimisen aika- ja henkilövaraukset, seurakuntien tilavaraukset, virkatodistuspyynnöt sekä virka- ja sukuselvitykset.

Tavoitteena asiakaspalvelun parantaminen

Keskittämällä hauta- ja rekisteripalvelut asiakkaat saataisiin paremmin palvelluiksi, kun jatkossa asiat olisi mahdollista hoitaa yhdestä paikasta: henkilökohtaisesti tai puhelimitse yhdestä palvelunumerosta, paikkakunnasta riippumatta. Seurakuntien yhteinen puhelinvaihde palvelisi viitenä arkipäivänä viikossa klo 9–16. Halutessaan asiat olisi mahdollista hoitaa suoraan puhelimitse kotoa käsin. Palvelujen keskittäminen olisi mahdollista, koska keskusrekisterin ja hautatoiminnon työtehtävät ovat samanlaisia usealla eri paikkakunnalla.  

Henkilökohtaista palvelua saisi jatkossa Iisalmessa kaikkina arkipäivinä. Lapinlahdella, Pielavedellä, Sonkajärvellä ja Varpaisjärvellä henkilökohtaista palvelua saisi varaamalla ajan palvelunumerosta seurakuntatalolle. Seurakuntatoimistoilla ei olisi enää kiinteitä aukioloaikoja. Tällä hetkellä, Iisalmea lukuun ottamatta, henkilökohtaistapalvelua tarjotaan yhtenä tai neljänä päivänä viikossa, noin 3 tuntia päivässä.

Seurakunnissa on ollut jo usean vuoden ajan mahdollista hoitaa esim. virkatodistusten pyynnöt puhelimitse tai verkon kautta. Samankaltainen malli hauta- ja rekisteritoimintojen keskittämisestä on ollut käytössä Kuopion seurakuntayhtymässä jo kymmenen vuotta.

Virkoja yhdistettäisiin eläköitymisiä hyödyntäen

Uudessa, Iisalmen Ilvolankadulle sijoitettavassa yksikössä työskentelisi yhteensä kahdeksan työntekijää ja yksikön vetäjä. Muutoksesta ei aiheutuisi irtisanomisia.

Yksikön vetäjäksi ehdotetaan hautaustoimenpäällikkö Eine Parviaista. Uutta virkaa ei perustettaisi, vaan hautaustoimenpäällikön ja rekisteripäällikön tehtävät yhdistyisivät. Yhdistämisestä syntyisi säästöjä yhden viran verran. Aikaisemmin seurakuntatoimistojen ja keskusrekisteritoimintojen esimiehenä toimiva rekisteripäällikkö Helena Nykänen on valittu Sonkajärven seurakunnan kirkkoherraksi syyskuussa 2015. Muutoksen yhteydessä rekisteripäällikön ja hautaustoimenpäällikön virat lakkautettaisiin ja tilalle perustettaisiin palvelupäällikön nimikkeellä toimiva virka.

Seurakuntasihteerit olisivat osa uutta yksikköä, mutta tehtävät jaoteltaisiin uudelleen.  Jatkossa kaksi henkilöä pystyisi hoitamaan viiden seurakunnan seurakuntasihteerin tehtäviä. Taustalla on selvitys, jonka mukaan kaikilla paikkakunnilla ei ole tarvetta täysipäiväisen seurakuntasihteerin tehtävälle, hauta- ja rekisteripalvelujen siirtyessä Iisalmeen, ja työtehtäviä olisi mahdollista yhdistää niiden samankaltaisuuden vuoksi. Muutoksessa hyödynnettäisiin henkilöstössä tapahtuvia eläköitymisiä.  

Seurakuntayhtymärakenne mahdollistaa toiminnan tehostamisen ja säästöt

Seurakuntayhtymän perustamisvaiheessa vuonna 2011 organisaatiorakenne rakennettiin malliin, jossa oli viisi erillistä palvelualuepäällikköä hallintojohtajan lisäksi. Perustamisvaiheessa viiden erillisen seurakunnan toimintatapojen sekä seurakuntayhtymän uusien työskentelytapojen luomisessa nykyinen malli on ollut toimiva ja tarpeellinen. Kehittyvän ja uudistuvan organisaation tavoin seurakuntayhtymä on tarkastellut rakennetta ja nyt viisi vuotta myöhemmin on todettu, että tässä vaiheessa päällikkötason tehtäviä olisi perusteltua yhdistää. Uuden perustettavan yksikön myötä seurakuntayhtymämallin hyödyt nousisivat esille, kun samankaltaisia toimintoja olisi mahdollista keskittää, syntyisi kustannussäästöjä ja eläköitymisiä voitaisiin hyödyntää mahdollisimman hyvin.

Seurakuntayhtymän perustamisesta lähtien eläköitymisiä on tapahtunut viisi kappaletta ja virkoja ei ole täytetty, vaan tehtävät on jaettu uudelleen. Vuosien 2016–2018 aikana eläkkeelle jää vielä neljä henkilöä ja edelleen virat jätetään täyttämättä, kun tehtävät organisoidaan uudelleen.

Ehdotus lähtee seurakuntaneuvostojen kommentoitavaksi marraskuun alussa järjestettäviin kokouksiin ja tämän jälkeen yhteisen kirkkoneuvoston käsittelyyn 24.11.2015. Jos muutos lähdetään toteuttamaan ja se toteutuu esitetyssä muodossa, niin seurakuntayhtymän palvelusääntö muuttuu ja palvelualueiden lukumäärä vähenee entisestä kuudesta kolmeen. Ehdotus on valmisteltu seurakuntayhtymän kehitysprojektissa vuoden 2015 aikana ja päätöksen lopullisesta mallista tekee seurakuntaneuvostojen kommentoinnin jälkeen yhteinen kirkkoneuvosto.

Lisätietoja antavat,

Ylä-Savon seurakuntayhtymän hallintojohtaja Katariina Bergbacka, 044 7335 211, katariina.bergbacka@evl.fi ja 

Ylä-Savon seurakuntayhtymän hautaustoimen päällikkö Eine Parviainen, 040 528 3140, eine.parviainen@evl.fi

« Uutislistaukseen